Revista Cuatrimestral “Conecta Libertad” Recibido (Received): 2017/01/13
Vol.1, Núm.1, pp. 11-20 Aceptado (Acepted): 2017/03/24
ISSN 2661-6904
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Importancia del sistema de control interno en la Educación Superior del
Ecuador
Importance of the internal control system in Higher Education of Ecuador
Yuli Fernanda Almenaba Guerrero
1
, Silvana Ruiz López
2
.
1
Máster en Dirección del Talento Humano. Universidad Especialidades Espíritu Santo. Santo Domingo-Ecuador.
https://orcid.org/0000-0002-4005-4279 yalmenaba@uees.edu.ec
2
Máster en Contabilidad y Finanzas. Universidad Especialidades Espíritu Santo. Ecuador. Santo Domingo-
Ecuador. sruizl@uees.edu.ec
Resumen: El objetivo primordial de este artículo es dar a conocer la importancia de los sistemas
de control interno (SCI) en la unidad de propiedad, planta y equipo (PPE) y el impacto de su
aplicación en las Instituciones de Educación Superior (IES) del Ecuador. Mediante una revisión
de literatura, se pretende demostrar la evolución continua que ha experimentado, los sistemas
de control interno (SCI) en las IES, la unidad de propiedad, planta y equipo (PPE) en el marco
contextual de la educación superior ecuatoriana, los componentes, las limitaciones, los riesgos,
y las perspectivas futuras de los sistemas de control interno (SCI). Los resultados obtenidos
permiten evidenciar que cuando las Instituciones de Educación Superior (IES) logran adaptar
sistemas de control interno (SCI) en su estructura administrativa, con la influencia de las
variables de estudio y acorde a las exigencias de los organismos que las controlan, las conlleva
a alcanzar ventajas competitivas y evidenciar que la aplicación de los sistemas de control
interno (SCI) son muy importantes en la actualidad para promover eficiencia en los procesos
de la unidad de tratamiento propuesta en el trabajo académico, cumpliendo las normativas y
metas propuestas para obtener los resultados esperados en las Instituciones de Educación
Superior (IES).
Palabras clave: Sistemas de control interno, propiedad, planta y equipo, entidades de
educación superior, variables de estudio, importancia, impacto.
Abstract: The primary objective of this article is to present the importance of internal control
systems (ICS) on the item of property, plant and equipment (PPE) and the impact of their
implementation in Higher Education Institutions (HEI) of Ecuador. Through a literature review,
aims to demonstrate the continuous evolution experienced, the internal control systems (ICS)
in the IES, the item of property, plant and equipment (PPE) in the contextual framework of the
Ecuadorian higher education, components, limitations, risks, and future prospects of internal
control systems (ICS). The results obtained show that when Higher Education Institutions (HEI)
manage to adapt internal control systems (ICS) within its administrative structure, the influence
of the study variables and according to the demands of the agencies that control the It leads to
achieve competitive advantage and demonstrate that the implementation of internal control
systems (ICS) are very important today to promote efficiency in the processes of the treatment
unit proposed in academic work, fulfilling the standards and goals set for expected results in
Higher Education Institutions (HEI).
Keywords: System, internal control, plant, property and equipment, institutions of higher
education, importance, impact, study variables.
Revista Cuatrimestral “Conecta Libertad” Recibido (Received): 2017/01/13
Vol.1, Núm.1, pp. 1-10 Aceptado (Acepted): 2017/03/24
ISSN 2661-6904
12
Introducción
Desde la antigüedad se realizaban controles empíricos por las diferentes necesidades que
iban surgiendo para el ser humano, por ejemplo: para realizar los respectivos conteos se
utilizaban los dedos, materiales rústicos como piedras, hasta que lograron adaptar un sistema a
través de símbolos. En Europa por los años 747 y 814 se comienza a idear métodos de control
por que a medida que avanzaban los años las necesidades de controlar eran más rigurosas
empiezan asignar responsabilidades para que se ejerzan funciones de inspección, en el año de
1319 se designan jerarquías para la ejecución de controles, mientras que, en los viajes que
realizaba Cristóbal Colón se revelan los primeras funciones de control, durante sus viajes se
designaban actividades de vigilancia y control a los recursos monetarios y materiales, como se
puede observar, conforme pasaba el tiempo se ejercían los controles acorde a la necesidad de
sus actividades (Municipio de Tuluá, s.f.).
En este sentido, es importante resaltar que los inconvenientes que se presentaron en los
diferentes países en la década de los 70` con lo referente a, las devastadoras consecuencias
políticas del caso Watergate y la severa crisis financiera que ocasiono la insolvencia de un
banco alemán, todo esto, conllevo a que el control interno se consolide y se lo considere como
una herramienta esencial en las instituciones por los gobernantes según (Fonseca, Visión del
control interno desde un helicóptero, 2011, pág. 11), sin embargo, (González, 2012) señala que
a pesar de considerarse la aplicación del control interno de gran importancia para las
instituciones frente a los problemas financieros que ocurrieron en los escenarios año 2002 y
2008, principalmente en Estados Unidos y en algunos países del mundo, los resultados
evidencian que las instituciones aún no logran la eficiente y eficaz implementación de los SCI,
pues siguen presentandose inconvenientes inesperados por el desconocimiento de su vital
importancia y confusión de lo que son en realidad los SCI.
En efecto, el dinanismo de los ultimos años evidencia que las IES deben desarrollar
mecanismos de adaptación con respecto a los SCI que permitan detectar desvios para luego
aplicar las medidas correctivas y (Deloitte, 2010) señala que uno de los aspectos más notables
de la evolución en lo corceniente al control interno radica en considerar que este es un sistema
porque involucra a todos los recursos: humano, material y financiero apoyandose en sistemas
informáticos, siendo responsabilidad de todos los que integran las instituciones.
Para llevar a cabo el debido control y la consecucion de los objetivos institucionales, es
necesario que la organización, establezacaun sistema de control interno, que no solo pueda dar
seguimiento a la parte operativa sino tambien custodiar los bienes de la empresa e implementar
los correctivos necesarios en ambitos financieros, operativos y administrativos; además de
organizar el manejo y procesamiento de los movimientos contables de los activos fijos acorde
a lo establecido en la NIC 16 Propiedad, planta y equipo (PEE); en referencia a lo anterior
Almenaba Guerrero, (2005) menciona “(…) La adquisición de propiedades, planta y equipo, si
bien no aumentan directamente los beneficios económicos futuros de ninguna partida particular
existente de propiedades, planta y equipo, puede ser necesaria para que la empresa obtenga los futuros
beneficios económicos de sus otros activos”.
Dado lo anterior, el objetivo de este trabajo es dar a conocer por medio de las investigaciónes
bibliográficas, académicas y cientificas, el origen, evolución, la definición, los SCI en las IES
del Ecuador, las variables de estudio de los SCI, determinar la importancia de la unidad de PPE,
que se constituye en una unidad principal, en primer lugar, por el volumen que se maneja, en
segundo lugar, por la alta rotación que tienen (Guajardo & Andrade, 2014) y ante las exigencias
actuales de los organismos que la controlan en este caso: el Consejo de Educación Superior
(CES) y el Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de Educación
Superior (CEAACES), además del impacto que causa en las IES, con el propósito de adaptar
SCI adecuados con la influencia de las variables de estudio para que permitan desarollar
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ventajas competitivas, procesos eficientes y soluciones con la obtención de resultados
inmediatos, información relevante y confiable, para finalmente dar a conocer las perpesctivas
futuras de investigación del tema en estudio.
Metodología
El estudio se desarrolló como una revisión teórica, centrada en un proceso de búsqueda
rigurosa bibliográfica y en bases de datos electrónicas para dar el fundamento de reconocer la
importancia de los sistemas de control interno (SCI) en la unidad de propiedad, planta y equipo
(PPE) y el impacto de su aplicación en las Instituciones de Educación Superior (IES) del
Ecuador. El enfoque de la metodología propuesta se compone de tres fases: Definición del
problema, busqueda de la información,( se aplican criterios de selectividad de manera que se
enfoque en los documentos relevantes para la investigación) organización de la información y
documentación encontrada de manera sistemática y reelevante, otra forma de organizar la
información es mediante la elaboración de tablas de datos, con el fin de obtener una estructura
organizativa de los datos y hacer una presentación concisa de los mismos y finalmente el
análisis de la información. Los métodos inductivo-deductivo y analítico-sintético se aplicaron
para selección de información relevante.
Revisión de literatura
Las sociedades y las organizaciones siempre han demostrado interés por realizar acciones
de control interno; con ello surgen diferentes autores que plantean diversos enfoques realizados
en estudios que permitan proponer nuevos puntos de vista, elementos o principios que aportan
al tema. A continuación, en función del objetivo planteado la temática que se aborda es la
siguiente: Origen y evolución, definiciones, los componentes, las limitaciones y riesgos de los
SIC, los SIC en la unidad de PPE de las IES del Ecuador.
Origen y evolución de los SIC
El origen de los SCI está vinculado con la aparición de la contabilidad a través del principio
de partida doble un método utilizado para controlar registros, pero, conforme transcurre el
tiempo a finales del siglo XIX se trata de implementar los SCI acorde a sus necesidades en las
actividades que realiza, todo esto debido al crecimiento y evolución que desarrollaron las
economías en las instituciones durante la revolución industrial a nivel productivo, comercial,
administrativo y organizacional como lo indica (Díaz, 1977, págs. 13-17). Más tarde, surgen
ideas de estructurar y perfeccionar los SCI apoyándose en un documento que define un modelo
de control, elaborado por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión
Treadway (COSO), denominado informe COSO, con la finalidad de proveer una guía para las
instituciones en la implantación y evaluación los SCI en las diversas unidades tanto
administrativas como operativas, para que les permita reaccionar a las nuevas exigencias
empresariales desarrollando ventajas competitivas, además de, identificar las unidades en las
que se evidencian deficiencias y se detectan factores de riesgo, para brindarles seguridad y
eficiencia en los procesos de control aplicados por las instituciones tal como lo señalan (Harris
& Geason, 2013).
De esta manera, es conveniente precisar que el marco conceptual de los SCI ha tenido una
constante evolución, por ello, es necesario conocer su definición desde diferentes puntos de
vista planteados por diversos autores que se detallan a continuación y que ayudarán a
comprender la importancia de su aplicación (véase Tabla 1).
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Tabla 1. Definiciones
Autor y Año
Definición
(Holmes, 1971)
El control interno lo constituyen los métodos que
sigue una compañía para proteger sus activos, para
protegerse contra erogaciones impropias de sus
activos, para protegerse contra la incurrencia de
obligaciones inadecuadas, para asegurar la exactitud
y confiabilidad de toda la información financiera y
de
operaciones, para juzgar la eficacia de las
operaciones, para medir la adhesión a las políticas
establecidas por la compañía.
(Kohler, 1979)
Manifiesta que el control interno es una metodología
de supervisión y dirección en la administración sobre
las operaciones que realizan en las organizaciones.
(LOCGE, 2002)
Define a los SCI como los procesos aplicados por los
altos directivos y el personal de cada unidad para
proteger los recursos y alcanzar los objetivos
propuestos.
(Dávalos, 1981)
Manifiesta que CI es “el elemento básico y
fundamental de toda la administración y expresión
utilizada para definir, en general, las medidas
adoptadas por los propietarios para dirigir y controlar
las operaciones financieras y administrativas de sus
negocios o instituciones
(Mantilla, 2003)
Define a los SCI así: “Control es un conjunto de
normas, procedimientos y técnicas a través de las
cuales se mide y corrige el desempeño, para asegurar
la consecución de objetivos y técnicas”.
(Mendivil, 2010)
Menciona que los SIC son un sistema estructurado
en un todo en la organización involucrando al
personal con los procedimientos.
(Fonseca, 2011)
“Un proceso efectuado por la dirección, la gerencia
y el resto del personal de una entidad, diseñado con
el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de los objetivos
dentro de las siguientes categorías:
Confiabilidad de la información, Eficacia y
eficiencia de las operaciones, Fiabilidad de la
información financiera, Cumplimiento de las leyes y
normas que sea aplicables
(Dante Orlando, 2012)
“El sistema de control interno es un proceso de
control integrado a las actividades operativas de los
entes, diseñado para asegurar en forma razonable la
fiabilidad de la información contable; los estados
contables constituyen el objeto del examen en la
auditoría externa de estados contables, esta relación
entre ambos muestra la importancia que tiene el
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sistema de control interno para la auditoría externa
de estados contables
(SIGEN, 2014)
Manifiesta que los SIC son procesos mediante el cual
se pretende alcanzar los objetivos, dando
cumplimiento con las normativas y lo planteado por
la administración en su organización.
Fuente: Elaboración propia de la revisión de varios autores.
Los SCI en las IES del Ecuador
De manera complementaria, antes de definir a los SCI en las IES del Ecuador es conveniente
mencionar que actualmente en el Ecuador según datos seleccionados del (CES, 2013) hay un
total de 57 universidades, conformadas por 31 públicas, 8 particulares que reciben rentas del
estado y 18 particulares autofinanciadas, en las cuales, se pueden analizar los SCI por unidades
y demostrar los resultados.
De lo anterior, es preciso enunciar que con las conceptualizaciones establecidas de los SCI
en el ámbito de las instituciones empresariales (véase Tabla 1), se considera pertinente conocer
su definición aplicada a las IES, por lo tanto, se determina que los SCI son procesos,
herramientas y técnicas de mejoramiento continuo, que les permita medir y corregir el
desempeño en las cuales debe estar involucrado todo el personal que lo conforma para que
dirijan y supervisen los procedimientos efectuados en todas sus unidades, sobre todo, que los
ayude a organizar, salvaguardar sus bienes, detectar riesgos, además de, promover eficiencia y
eficacia en la aplicación de los procesos que se desarrollan en las IES y en la utilización de sus
recursos como son: humano, material y financiero dando cumplimiento a las políticas,
normativas y reglamentos establecidos para alcanzar las metas propuestas por las IES como lo
señalan (López, Ricard, & Martínez, 2012).
En efecto, es pertinente considerar las siguientes variables de estudio con respecto a los SCI
como son: los componentes, limitaciones y riesgos pueden dar énfasis al cumplimiento del
objetivo planteado en el presente artículo. Por lo tanto, según (INTOSAI, 2004) (COSO, 2013)
en lo que respecta a, los componentes del SCI manejan los mismos criterios en cuanto a su
estructura y señalan que estos deben estar relacionados entre sí con los objetivos institucionales
que se resumen en: responsabilidad, cumplimiento, operaciones y salvaguarda de los recursos
para alcanzar las metas fijadas, por lo que respecta a, las limitaciones del SCI (Pedraza, 2015)
(Nahum, s.f.) concuerdan con la definición de la estructura planteada, sin embargo, los riesgos
según (CCE, 2014)los clasifica en: riesgos internos, externos y riesgos a nivel de las entidades,
mientras que, (Dextre & Del Pozo, 2012) lo clasifican a los riesgos como se muestra (veáse
Tabla 2).
Tabla 2. Variables de Estudio
Componentes
Limitaciones
Riesgos
Ambiente de control
La influencia de las aptitudes del
personal en cuanto a los SCI en la
unidad de PPE, se constituye en el
principal porque direcciona a una
adecuada estructura organizacional con
disciplina implicando integridad,
valores éticos, asignación de
responsabilidades, cultura de
Son sucesos que no se pueden
controlar ni evitar, por tal
razón, se complica cumplir
con los objetivos establecidos
por las IES y las limitaciones
que se pueden presentar en los
SCI y estos son:
Son las
vulnerabilidades
que se pueden dar
en los SCI se
pueden prevenir
pero no eliminar y
son ocasionados
por:
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compromiso, contar con personal
idóneo y capacitado en la unidad de
PPE.
Factores externos, tales como,
cambios en las políticas,
cambios demográficos y
económicos.
Factor Humano, es decir, este
se presenta por la ausencia de
principios éticos, errores
cometidos por el personal y
criterios erróneos en la toma
de decisiones de los
profesionales.
Equivocaciones en la
adecuación de los objetivos en
las IES y disminución de los
recursos, relación costo –
beneficio que se presencian
por la probabilidad de
falencias en los SCI.
Los SIC deben estructurarse
en un todo, no solamente,
dirigirlo a cuestiones de rutina
sino a una situación global.
Cambios organizacionales y
actitud gerencial, es decir, la
evasión de procesos como
eludir controles, por
complicidad entre todo el
personal de las IES, todos los
cambios que se den en las IES
deben ser informados
oportunamente.
Los riesgos
estratégicos, estos
se refieren al
ámbito político,
operacional,
regulatorio y de
liquidez.
Los riesgos
financieros se
encuentran
vinculados con la
convertibilidad de
la moneda.
Los riesgos
generales están
relacionados con
la organización,
esto es, estructura
poco clara,
ausencia de
planificación en la
unidad de PPE,
fallos en el SCI,
inadecuados
canales de
información,
disponibilidad de
información, las
operaciones
ilícitas, físicas y
humanas, por la
contratación de
personal no
idóneo y sin
experiencia.
Evaluación de riesgos
Evaluar la vulnerabilidad del SCI que
les permita detectar puntos débiles en la
unidad PPE, para que permita
identificar, valorar la importancia de
los riesgos claves, conocer cuáles
serían los niveles de respuesta de las
IES frente a los riesgos y cuál sería su
tratamiento para mantenerlo bajo
control.
Actividades de control
Para enfrentar y disminuir los riesgos
en la unidad de PPE estas actividades
deben estar adaptadas a las políticas y
procedimientos, deben tener un vínculo
directo con los objetivos de las IES,
como contar con las debidas
autorizaciones y aprobaciones en la
compra o baja de bienes, rotación de
personal con segmentación de las
unidades, asignar custodias de bienes
por departamentos, verificaciones
permanentes, concordancia con los
documentos facturas y autorizaciones,
la supervisión y el manejo adecuado de
los sistemas tecnológicos adaptados a
la unidad de PPE.
Información y Comunicación
Es fundamental para cumplir todos los
objetivos pues hay transmitir con
claridad las funciones para que el
personal comprenda sus
responsabilidades en la unidad de PPE,
optimizar recursos, agilitar procesos y
presentar reportes de calidad sobre
PPE.
Supervisión
Mediante el seguimiento de actividades
rutinarias en los procesos que asegure
calidad al sistema, que permita conocer
la situación actual y una vez,
encontrada la deficiencia del SCI debe
ser reportada para posibles soluciones.
Fuente: Elaboración propia de la revisión de varios autores.
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Por consiguiente, determinada las variables de estudio de los SCI se procede a indicar que
según el estudio realizado por la (CGR, 2013), señala que los componentes del SCI son objeto
de medición y las técnicas utilizadas para medirlos son: entrevistas y encuestas, a través de
ponderaciones, de los resultados obtenidos se puede comprobar que las IES, entre otras,
instituciones se encuentran en un nivel bajo lo que demuestra debilidad en los SCI y las expone
a riesgos significativos, en cambio, (Arencibia, Barrios, Cabrera, Dominguez, & García , 2013)
mencionan que en las IES se evidencian deficiencias, en cuanto a, la influencia de las normas
que integran los componentes del SCI, por ello, se considera su análisis ya que nos ayudan a
identificar la situación actual, debilidades y el porqué de la importancia de los SCI en las IES
del Ecuador. Por otro lado, comprender la definición de los SCI, la situación actual y los
procesos de las IES conlleva a establecer prioridad en la aplicación de los SCI en las unidades
de alto impacto, por ello, se deben considerar factores de análisis para identificarlas.
En conclusión, según (Fundación IFRS, 2012) es oportuno definir que PPE son todos los
bienes tangibles utilizados en las actividades de las instituciones para fines propuestos con una
estimación de duración superior a un año. Por lo tanto, es preciso manifestar que los factores
de análisis para establecer porque la unidad de PPE es una de las áreas de alto impacto en las
IES del Ecuador son las siguientes: por el volumen que se maneja, su alta rotación según lo
indica (Guajardo & Andrade, 2014), el valor significativo que representan en la situación
financiera, además de, constituirse en la estructura fundamental de la actividad a la que se
dedican, y en base a un análisis vertical del balance general de una entidad educativa de nivel
superior se obtuvo que el 96.86% representa a PPE del total de sus activos, y para concluir, la
exigencia actual de los organismos que las controlan, CES y CEAACES, revelan que el
19,50% está relacionado directamente con los indicadores de calidad, en cuanto a, la
infraestructura, manejo de sistemas, espacios físicos, adecuación de oficinas de docentes, aulas,
laboratorios de estudiantes y veracidad de información presentada (CEAACES, 2013).
Análisis y propuesta
El estudio del presente trabajo académico permite identificar la importancia de los SCI en la
unidad de PPE y el impacto que causa en las IES, a través, del análisis sobre la influencia de
cada una de las variables de estudio en la aplicación de los SCI, es preciso identificar las
unidades que requieren prioridad en su adaptación analizando factores que ayudan a detectarla,
establecer los procedimientos de control interno que se aplicarán a cada uno de los procesos
básicos de PPE y determinar de qué manera se debe desarrollar cada una de las actividades de
control adoptando políticas y procedimientos que generen eficiencia y eficacia en el manejo los
activos.
En primer lugar, la revisión exhaustiva de estas variables y su medición basandose en los
objetivos individuales de las IES, conlleva a obtener resultados del objetivo establecido en el
tema propuesto adaptando adecuadamente las normas con relación a los componentes frente a
sus limitaciones y riesgos. En segundo lugar, los factores que considere desde mi punto de vista
para determinar el tratamiento de la unidad de PPE para la aplicación de los SCI son: en su
entorno el volumen y la rotación, con respecto a, su actividad la relación porcentual de PPE
frente a la totalidad de sus activos y en lo referente a, necesidades las exigencias actuales de los
organismos que controlan las IES.
Finalmente, de la temática expuesta por (CGR, 2013) que las IES están en un bajo rango por
debilidad de los SCI y según (Arencibia, Barrios, Cabrera, Dominguez, & García , 2013)
presencian deficiencias en los SCI de las IES, inconvenientes que se presentan por no aplicar
en un orden adecuado los procesos, esto es lo que no permite implementar SCI efectivos y no
adecuar las normativas de control con niveles de prioridad por unidades.
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Conclusiones
En función del objetivo la importancia de la aplicación de los SCI es muy relevante por los
beneficios que logran las IES y por los enfoques finales que se plantean al momento de definir
los SCI, en el caso de la unidad de PPE la aplicación de los SCI, en primer lugar, permite
detectar errores inmediatos en los procesos, identificar la ubicación correcta de los bienes,
conocer su estado de conservación, ayuda a salvaguardar los activos, a evitar la depreciación
de bienes inexistentes y el impacto negativo que causarían en situación financiera de las IES,
una reestructuración adecuada en las políticas y normativas, permite eficiencia en las
operaciones, además de revelar información confiable en el área financiera y administrativa,
mayor rapidez en la presentación de informes solicitados por los organismos de control, así
como manejar datos reales y verídicos de la totalidad de los bienes de las IES. Todo esto,
teniendo en consideración la influencia que tiene cada una de las variables de estudio en cada
uno de los procesos y procedimientos al momento de implementarlos.
Dado lo anterior, determinada la importancia de los SCI en las IES, la síntesis con respecto
a las variables, permiten identificar los impactos que se pueden presentar en las IES, impacto
económico por los altos costos de la inversión en la incorporación de los SCI, impacto social y
tecnológico: la incertidumbre de afrontar los cambios por el personal, por ello se deben crear
estrategias como la retroalimentación y capacitaciones al personal para aceptar los beneficios
del cambio. Pues, hay que considerar que las limitaciones siempre están presentes y cada que
fluctúan hay que afrontarlas fortaleciendo la estructura de los componentes y evitar incurrir en
los riesgos presentados para dar cumplimiento a las metas fijadas por las IES. En conclusión,
se deben realizar estudios más profundos, análisis de factores de los SCI en PPE como: medir
la eficiencia de sus activos y la capacidad de apalancamiento en las organizaciones para mejorar
su rendimiento, adaptando estas opciones de análisis a los SCI, para que se fortalezcan y
permitan obtener resultados eficientes y efectivos.
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